Télétravail : ma sélection d’outils pour mieux vous organiser
Confiné ne veut pas dire sans action ! Loin s’en faut !
Et c’est encore plus vrai pour les Chefs d’entreprises obligés de rester à leur domicile pour lutter contre l’épidémie.
Avoir toutes ces idées qui fourmillent dans la tête et ne pas pouvoir agir, quelle torture !
Ne pas pouvoir agir ? Mais si, justement ! On peut en profiter pour réfléchir à ce que sera demain et comment remettre en route notre économie. Pourquoi attendre ?
Il est donc temps de mettre à profit cette pause pour nous pencher sur les solutions qui nous permettront de rebondir par la suite …
Le télétravail a certainement de beaux jours devant lui !
Là, d’accord, me direz-vous. Mais quels sont les outils les mieux adaptés à nos besoins ? À quels logiciels puis-je avoir recours ? Sont-ils fiables ? Que vont-ils m’apporter ?
Pour vous aider, je partage avec vous ma sélection d’outils pour télétravailler, gratuits pour la plupart, adaptés au télétravail pour les tpe, les indépendants, les pme et plus encore..
Des outils de collaborations pour les entreprises il n’en manque pas, certains sont même très utiles pour notre vie personnelle ou pour concilier la vie pro et la vie perso.. L’objectif est de planifier, organiser, gagner du temps..
Vous avez l’embarras du choix, le plus dur sera sans doute de trouver ceux qui vous conviennent le mieux 😊
Outils collaboratifs
· Google suite
Et si Google était la solution la plus complète du marché ?
Tous les outils dont vous avez besoin pour travailler efficacement, réunis dans une suite qui fonctionne aussi bien sur ordinateur, téléphone et tablette.
Vous pouvez gérer les mails, des documents, de l’espace de stockage Google Drive , créer des agendas partagés et bien d’autres….
La suite est gratuite lorsque vous créez une adresse mail avec gmail, mais vous pouvez opter pour l’option payante pour plus de fonctionnalités
https://gsuite.google.fr/intl/fr/features/
· Microsoft Teams
Un autre mastodonte de l’économie collaborative 🙂
Réunions, appels, partages de documents, chat…
Je ne l’ai pas testé.. Des retours d’expériences ?
https://products.office.com/fr-FR/microsoft-teams/
· Dropbox :
Outil de stockage et partage de documents (Photos, vidéos, présentations ou encore déclaration fiscale, Dropbox Basic vous aide à protéger vos fichiers les plus importants )
Comptes Basic (gratuit) : 2 Go puis
https://www.dropbox.com/fr/basic
Version payante à partir de 9,99 €/mois (https://www.dropbox.com/plans?trigger=nr)
· WhatsApp :
WhatsApp (ou WhatsApp Messenger) est une application mobile multiplateforme qui fournit un système de messagerie instantanée chiffrée de bout en bout.
Vous ne le saviez peut-être pas, mais il existe une version pour l’ordinateur qui permet bien des choses, créer des groupes et échanger des fichiers facilement avec vos collègues.
Outils de visioconférence
· Skype :
Skype est certainement l’outil de visioconférence le plus connu !
C’est un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques ou vidéos via Internet, ainsi que le partage d’écran. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits, tandis que ceux vers les lignes téléphoniques fixes et les téléphones mobiles sont payants. (source wikipedia)
Mon avis : Qualité vidéo et audio plutôt moyenne dès 3 personnes, et parfois même avec 2 personnes seulement
Existe en appli pour ordinateurs, tablettes et mobiles.
· Zoom :
Zoom est un outil de collaboration très complet permettant de créer des réunions, des webinaires
Très facile à prendre en main, l’outil est de bonne qualité même avec une dizaine de personnes
L’option gratuite permet de faire des visios à plus de 3 personnes pendant 40mn
Il permet également le partage d’écran et le contrôle à distance
Mon avis : L’outil est parfait pour gérer des réunions à distances, les invités n’ont qu’à cliquer sur le lien fourni pour entrer en réunion (on peut gérer avec un mot de passe ou non), j’ai pris l’option payante pour le confinement et j’enchaîne les réunions avec plaisir 🙂
Existe en appli pour ordinateurs, tablettes et mobiles.
· Google Hangout :
Plateforme de messagerie instantanée et de vidéoconférence développée par Google, l’incontournable Google
· WebEX :
Solution de visioconférence mais pas uniquement, gratuit jusqu’à 100 personnes en réunion en même temps et ce pour 24h !
Mon avis : Plus complexe et un peu moins intuitif à prendre en main que Zoom, et le téléchargement de l’outil prend beaucoup de temps (ps: essais dans les premiers jours du confinement)
· Messenger :
L’outil de messagerie instantanée que nous n’avons besoin de présenter à personne (ou presque)
Mon avis : très pratique pour des conversations simples à 3 – 4 personnes ! sans partage d’écran
Gestion de projet/organisateur
· Trello :
Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement.
La version de base est gratuite, tandis qu’une formule payante permet d’obtenir des services supplémentaires.
2. Asana :
Asana est une plateforme de gestion du travail pour les équipes, concurrente de Trello
· Slack :
Slack est une plateforme de travail collaboratif qui permet de regrouper les personnes et les informations dont vous avez besoin pour travailler.
Outil de communication pour le télétravail (appli de messagerie instantanée pour les entreprises) fonctionnant par le biais de “chaînes”. Les chaînes vous permettent de vous organiser au sein de votre entreprise, par département, projet ou autre. Par exemple, vous pourriez avoir une chaîne pour le marketing, les publicités, le contenu, la finance, l’administratif, etc. Il permet entre autre d’échanger des documents (comme des images, des vidéos ou des fichiers) et faire des appels. Pas besoin nécessairement d’envoyer des mails.
https://slack.com/intl/fr-fr/
https://www.youtube.com/
· Todoist :
Outil de gestion de tâches pour les professionnels, mais peut très bien fonctionner pour les particuliers également (fonctionne un peu comme Google Agenda) (version gratuite + abonnement si besoin)
· Todo:
Microsoft To Do est une application de gestion des tâches basée sur le cloud. Il permet aux utilisateurs de gérer leurs tâches à partir d’un smartphone, d’une tablette et d’un ordinateur
https://todo.microsoft.com/tasks/fr-fr/
· Wimi :
Logiciel pour un travail d’équipe fluide et efficace. Gratuit pour 3 utilisateurs avec des fonctionnalités de base : agenda partagé, gestion des tâches, gestion de documents, appels audio/vidéo …
https://www.wimi-teamwork.com/fr/
https://www.youtube.com/
· Evernote :
Vos notes organisées sans effort.
Partage d’idées, de notes, de compte-rendus de réunion, projets, pages web … Il y a une utilisation gratuite (les autres sont premium ou business)
· Doodle :
Doodle est un planificateur de réunions, très pratique lorsque vous devez organiser une réunion pour connaître la disponibilité de chacun des participants.
La version gratuite comporte de la publicité.
· Monday :
Pour gérer votre équipe grâce à des tableaux et plannings que vous pouvez organiser selon vos préférences. Vous pouvez actualiser l’état de chaque tâche à faire, avec des couleurs représentatives, des échéances…
Proposant 4 forfaits, de 8, 10 et 16€ par personne et par mois, ainsi qu’un forfait entreprise, vous avez le choix selon vos besoins et vos capacités financières.
· Freedcamp :
Plateforme gratuite, qui vous permet de créer des calendriers de gestion de projet. Vous pouvez donc y ajouter des tâches à effectuer avec des dates limites et des cases à cocher pour suivre votre avancée.
Gestion du temps
· Toggl :
Outil que je découvre et qui je l’avoue est formidable pour gérer le temps passé pour un client ! Il suffit de créer un compte, il existe une extension pour Chrome pour mettre en place le minuteur dès lors que vous commencez à travailler sur un projet.
Il permet un suivi de temps des tâches et des projets, soit par une minuterie interactive soit en entrant la donnée manuellement
Mon avis : Pour ma part la version gratuite est suffisante.
Très facile d’utilisation
Outils de gestion/CRM
· Doolibar :
Dolibarr ERP/CRM est un progiciel de gestion intégré et gestion de la relation client open source.
C’est un logiciel libre et gratuit adapté pour les entreprises, auto-entrepreneurs ou associations.
Vous pouvez l’installer et l’utiliser comme une application autonome, ou en ligne sur un serveur mutualisé ou dédié afin d’y accéder depuis n’importe où.
· Axonaut :
Je ne peux pas m’empêcher de vous parler d’un outil que j’utilise depuis quelques mois même s’il n’est pas gratuit
C’est un outil très complet de CRM qui permet également de gérer les devis et factures, la gestion de projet, un espace dédié aux RH, la gestion des tâches, des notes de frais, la comptabilité etc..
Il peut devenir très intéressant dans la mesure ou vous avez un système de parrainage très intéressant, ce qui vous permettrait de réduire votre abonnement (d’ailleurs, si vous êtes intéressés, contactez-moi : je peux, grâce à mon parrainage, vous faire obtenir un mois gratuit au lieu de jours.)
Envoi de fichiers/documents lourds
· WeTransfer :
Outil d’envoi de fichiers volumineux, très simple d’utilisation
gratuit jusqu’à 2 GO puis abonnement
· Transfernow :
Concurrent de WeTransfer mais avec 4 GO gratuits en tant qu’utilisateur puis jusqu’à 20 GO en abonnement premium !
Mapping
· Mindmup
Pour les adeptes, cet outil permet de créer des MInd Mapping simples gratuitement
A partir de 2,99 $ par mois vous pouvez les créer à plusieurs
Conclusion
Vous avez donc l’embarras du choix pour vous organiser, vous et vos équipes pour télétravailler avec ou sans période de confinement.
Ils ont le mérite d’être, pour la plupart, très simples d’utilisation.
Bien sûr, il vous faudra une certaine prise en main. Vous ferez des essais en tâchant de repérer l’outil qui vous correspond le mieux, mais vous y arriverez, c’est sûr !
Préparer le terrain avec méthode et connaissance est un véritable atout pour l’avenir. Un entrepreneur bien organisé gagne du temps pour ce qui compte le plus : son cœur de métier.
Utilisez les bons outils, vous aurez de bons résultats !
Si vous avez vous aussi un outil à partager n’hésitez pas à commenter pour que je puisse le rajouter…